Yrityksen järjestäessä tapahtumaa, tulee jossain vaiheessa puhetta budjetista. Käytännöt vaihtelevat; toisissa yrityksissä tietylle tapahtumalle on varattuna tietty budjetti kun taas toisaalla katsellaan vaihtoehtoja ja budjetti muodostuu tarjonnan ja tarpeiden mukaan. Olipa toimintamallinne kumpi tahansa, jossain vaiheessa kassan päällä istuva henkilö asettaa tapahtumalle myös taloudelliset raamit. Meidän tehtävä Sportspotilla on tuottaa onnistuneita tapahtumia, ja tässä artikkelissa pyrimme helpottamaan sinun työtäsi ja annamme vinkkejä siihen, mitä milläkin rahalla saa. Jotta pystymme alusta asti suunnittelemaan tapahtumaa, tulee budjetista olla jonkinlainen raami suunnittelun alkuvaiheilla. Huomaathan, että esitettyjen kustannusten päälle tulee mahdolliset kustannukset liittyen tiloihin ja tarjoiluihin. Myös näissä autamme tarvittaessa. Tapahtumat voidaan toteuttaa tarvittaessa myös täysin/osin etänä tai hybridinä, mutta muotoakin tärkeämpää on selkeät tavoitteet.
Ohjelma hintaan 5 000 € - 10 000 €
Esimerkki: Tapahtuman suunnittelu alkaa mahdollisimman hyvissä ajoin. Pidämme kanssanne aloituspalaverin, jossa käydään yhdessä läpi tapahtuman tavoitteet. Teemaksi valikoituu esimerkiksi yhteishenki ja tiimiytyminen. Valitun teeman pohjalta suunnittelemme tapahtuman tarkemman kokonaisuuden.
Ohjelma lanseerataan osallistujille n. 3 viikkoa ennen show:ta erillisessä kick-off tilaisuudessa. Lanseeraus toteutaan Youtube-liven välityksellä suorana Sportspotin studiolta. Kick-offissa osallistujille paljastetaan mitä tapahtumassa on tulossa, sekä lanseerataan ennakkotehtävä: Osallistujilla on viikko aikaa kuvata itsensä suorittamassa teemaa tukevia haasteita. Tämän jälkeen he lähettävät haastevideot Sportspotille editoitavaksi. Kickoffin avulla kiinnostavuus tapahtumaa kohtaan kasvaa. Kun Kickoff on pidetty ja materiaalit meillä, käymme ne läpi ja editoimme materiaalin varsinaista tapahtumaa varten ja luomme lopullisen käsikirjoituksen tapahtumalle.
Itse tapahtuma käynnistyy räätälöidyllä alkutunnarilla ja -juonnolla. Tunnelmaa pitää yllä Elixir -ohjelmasta tuttu juontaja Lassi Hurskainen. Ensimmäiseksi päästään fiilistelemään ammattilaisen leikkaamaa ja editoimaa kokonaisuutta teidän porukkanne lähettämistä videoista. Videoilla osallistujat kertovat työn ulkopuolisista intohimoistaan ja pääsette näkemään miten mahtava porukka teillä onkaan kasassa.
Seuraavaksi lavalle hyppää persoona, jonka hymy ei voi olla tarttumatta: Suomen positiivisimmaksikin henkilöksi valittu Kaj Kunnas. “Kaitsu” ottaa porukan haltuun ja isännöi teidän porukalle räätälöidyn visailun. 12 kiperän kysymyksen jälkeen Kaitsu julistaa voittajan ja hänet palkitaan yllätyspalkinnolla.
On vielä loppuhuipennuksen aika. Lassi juontaa sisään toisen videokoosteen, jossa teidän tiiminne jäsenet kehuvat vuoronperään toisiaan. Jokainen pääsee vuorollaan kehumaan ja kehutuksi ja tilan valtaa lämmin välittämisen tunnelma. Tähän päättyy ohjattu ohjelma, jota voitte halutessanne maustaa omilla ohjelmanumeroilla, jonka jälkeen tiiminne pääsee viettämään loppuiltaa vapaasti yhdessä!
Ohjelma hintaan 10 000 € - 20 000 €
Esimerkki: Tapahtuman suunnittelussa tavoitteeksi valikoituu rakentaa tapahtumakonsepti, jossa päästään jalkauttamaan strategiaa ja oppimaan yhdessä erilaisista mielenkiintoisista aiheista. Valitsemme yhdessä vaihtoehtoja ohjelmanumeroiksi, jotka tukevat mahdollisimman hyvin yrityksenne strategiaa.
Lopulliset aiheet valitaan osallistujien toimesta erillisessä äänestyksessä, jonka vaihtoehdot olemme järjestäjätiimin/ järjestäjän kanssa yhdessä valinneet. Rakennamme tätä varten etukäteen videon, jossa annetaan pientä maistiaista tulevasta tapahtumasta ja lanseeraataan äänestys sisällöistä/ aiheista. Video voidaan näyttää myös livenä toteutettavan KickOffin yhteydessä. Tämä toimintamalli varmistaa sen, että osallistujat pääsevät kyselemään ja kommentoimaan teemoja/ tekemistä etukäteen. Kickoffin hyvä puoli on myös se, että sen avulla voidaan lisätä kiinnostusta ja aiheuttaa pöhinää tapahtumaa kohtaan jo etukäteen.
Projekti huipentuu tapahtumapäivään, jossa yhdistetään strategiaa ja yhdessä oppimista. Ensin tiiminne käsittelee sisäisesti strategiaa omaan tahtiinne (esimerkiksi aamupäivä), jota Sportspotin juontaja moderoi tarpeen mukaan. Tätä seuraa yhteinen iltapäivä, jossa Sportspotin tähdet jakavat oppejaan ja innostavat ja joissa teidän porukka pääsee tekemään ja oppimaan.
Esimerkissä vetäjinä toimivat breakdancen pioneeri Johannes “Hatsolo” Hattunen (teema: motivaatio), ammattikoripalloilija Juho Nenonen (energia), sekä tähtitanssija Minna Tervamäki (rentoutuminen). Osallistujat kiertävät vuoronperään pienissä ryhmissä kaikkien vetäjien workshopit.
Kirsikkana kakun päälle toimitamme teille tapahtuman jälkeen aftermovie -videon tapahtumasta, jossa käydään läpi muistoja ja oppeja päivästä. Video on vapaasti käytössänne tulevaisuudessa esim. rekrytointimarkkinoinnissa ja sisäisessä viestinnässä.
Ohjelma hintaan 20 000 € - 50 000 €
Esimerkki: Tavoitteena on rakentaa koko kevään kestävä setti, jolla innostetaan henkilöstöä. Kokonaisuus koostuu yhteensä viidestä eri koulutus ja/tai aktivointikerrasta, jotka järjestetään kerran kuussa kasvotusten teidän toimistollanne, liikuntapaikassa tai etä-yhteyksien avulla. Jokaisen kohtaamisen ympärille rakennetaan tilaisuus, jossa kerrataan edellisten kertojen aiheita ja haastetaan osallistujia pienillä tehtävillä.
Valitsemme yhdessä tavoitteiden mukaiset koulutusten ja/ tai aktivointien aiheet, joiden pohjalta varaamme asiantuntijat vetämään tapahtumia. Tässä esimerkissä päädymme valitsemaan vetäjiksi suomirap-legenda Kari “Brädi” Härkösen (teema: Kulttuuri), pitkään Susijengin valmentajana toimineen Henrik Dettmannin (joukkue/yhteisö), valmentaja Marko Yrjövuoren (Lepo & Palautuminen), suunnistusmestari Minna Kaupin (Tulosten & palautteen käsittely) ja urheilulääkäri Pippa Laukan (Hyvinvointi).
Jokainen tapahtuma alkaa alkujuonnolla, jossa käydään läpi edellisen kohtaamisen teemat, kokemukset ja palautteet. Tämän jälkeen alkaa itse kouluttajan esitys tai aktiviteetti, jossa teidän porukka pääsee seuraamaan ja/tai tekemään. Lopuksi osallistujilla on vielä mahdollisuus esittää kysymyksiä ja keskustella havainnoista ja oivalluksista.
Osana kokonaisuutta huolehdimme palautteiden keruusta osallistujilta ja toimitamme teille selkeät raportit siitä mitkä aiheet ovat todettu kiinnostaviksi ja tärkeiksi. Tuotamme haluteessanne myös aftermovien, jota voidaan fiilistellä yhdessä kevään lopuksi ennen kesälomille lähtöä!
Ohjelma hintaan 50 000 € +
Esimerkki: Yrityksenne täyttää pyöreitä vuosia ja nyt on aika juhlia isosti! Tapahtumalle valitaan erillinen tuottaja, joka vastaa yksityiskohdista aina henkilöstön kutsuista esiintyjien raidereihin. Pidämme teidät koko tapahtuman suunnitteluprosessin ajan kartalla siitä mitä milloinkin tapahtuu ja konsultoimme teitä siitä miltä haluatte tapahtuman näyttävän.
Suunnittelemme ja toteutamme erilliset kuvauspäivät yrityksenne tiloissa. Kuvaamme esim. materiaalia, jossa Sportspotin tähtipersoona kiertää toimistollanne haastattelemassa henkilöstöänne ja tutustumassa työhönne. Kuvaamme myös etukäteen käsikirjoittamiamme tilaisuuden teemaan sopivia viihteellisiä pätkiä, joissa myös teidän oma porukkanne pääsee olemaan esillä.
Tapahtumapaikan rakentaminen aloitetaan hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Rakennamme tapahtumapaikalle yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa maailmanluokan tekniikan aina valoista äänentoistoon. Rakennamme tapahtumapaikalle tarvittaessa myös TV-tasoisen kuvaustekniikan, jonka avulla tuotamme tallenteen tapahtumasta ja striimin etänä osallistuville. Käymme läpi yksityiskohdat tapahtuman juontajien kanssa ja huolehdimme tarjoilusta yhdessä yhteistyökumppanimme kanssa.
Kun tapahtuman on vihdoin aika alkaa voi koko henkilöstönne saapua paikalle valmiiseen pöytään. Ovella johtonne toivottaa osallistujat tervetulleeksi, jonka jälkeen tapahtuman henkilökunta ohjaa osallistujat paikalleen illallispöytään. Kun kaikki ovat päässeet paikoilleen, aloitetaan show introlla ja alkujuonnolla. Illan isäntänä toimii radiosta ja TV:stä tuttu viihteen moniosaaja Juha Perälä. Tätä seuraa teidän johtonne tapahtuman avaus, alkumalja ja juhlaillallinen. Ruokaa odottaessa osallistujia viihdyttää näytöillä etukäteen valmistellut videot.
Ruokatauon jälkeen on aika illan esiintyjille. Lavalla teitä viihdyttää Juha Perälän seurana mm. Putouksesta tuttu näyttelijä Mikko Töyssy, sekä taikuri Xavier Crow. Illan huipennuksena nähdään yksityiskeikka tunnetulta artistilta tai yhtyeeltä, kuten esim. Haloo Helsinki! Tapahtumarikkaan illan päätteeksi DJ huolehtii, että tunnelma pysyy katossa pikkutunnteille saakka.
Mikä ratkaisee yritystapahtuman budjetoinnissa?
Yritystapahtuman budjetoinnissa tärkeintä on se, että budjetti mahdollistaa tapahtumalle asetettujen tavoitteiden täyttymisen. Tapahtuman onnistumisen ratkaisee lopulta se tunne, joka osallistujalla on tapahtuman aikana ja jälkeen. Työskentelemällä ammattilaisten kanssa todennäköisyys onnistuneelle tapahtumalle kasvaa. Me Sportspotilla autamme mielellämme. Osaamisemme ja kokemuksemme (300+ toteutusta, asiakastyytyväisyys 4,7/5) antavat meille hyvät lähtökohdat tehdä yhdessä tapahtuma/ kokonaisuus, joka jää ihmisten mieleen ja ylittää sille asetetut tavoitteet! Alta pääset lukemaan referenssitarinoita toteutuksistamme.
