Monissa yrityksissä tapahtumia järjestetään muiden töiden ohessa. Pahimmillaan tapahtuman rakentamiseen ei ole juurikaan varattu erillistä aikaa, vaan muut vastuut on kyettävä hoitamaan tapahtuman suunnitteluvastuusta huolimatta. Tapahtuman rakentamisessa on otettava huomioon paljon eri yksityiskohtia, jotka saattavat tästä kiireestä johtuen jäädä hoitamatta.
Tässä artikkelissa pyrimme listaamaan asioita, joita tulisi miettiä tapahtumaa järjestettäessä. Toivottavasti artikkelista on sinulle apua. Ja mikäli kaipaat apua, me Sportspotilla autamme tietenkin mielellämme.
Miksi
Muistilistan ensimmäisenä kohtana on tapahtuman ”miksi”. Kuten liiketoiminnassa ylipäätään, tulee tapahtuman tavoite ja tarkoitus olla selvillä ennen kuin sitä suunnitellaan pidemmälle. Kenelle järjestät tapahtumaa? Mitä haluaisit tapahtumalla saavutettavan? Miten tapahtuman järjestäminen näkyy työskentelyssä tapahtuman jälkeen? Mistä tiedät onnistuitteko?
Luo budjetti
Tapahtuman järjestäminen maksaa. Tarvitset ainakin tilan (ellei tehdä etänä), tarjoilut ja kuljetukset ym. Monesti näistä laskelmista unohtuu se, että tapahtuma vaatii sekä sisäisiltä järjestelijöiltä että osallistujilta aikaa. Tämäkään ei ole ilmaista. Vaikka saisit käyttöönne maailman hienoimmat puitteet, on ohjelmalla keskeinen rooli toteutuksen onnistumisessa. Muista tämä budjettia laatiessasi. Väitämme, että hyvä ohjelma vaatimattomimmissa tiloissa on merkittävästi parempi kuin huono ohjelma prameissa tiloissa. Jos kassa kestää, niin valitaan tottakai molemmat! Jos kaipaat apua ohjelmabudjetin arviointiin, niin täältä löydät esimerkkejä siitä, mitä mikäkin maksaa.
Mitä ja miten
Kun tavoitteet ja budjetti on selvillä, voidaan siirtyä rakentamaan tapahtuman käytännön asioita. Tässä muutamia asioita, jotka voit kirjata muistilistaasi:
- Kasaa tiimi. Hoidatko tapahtuman suunnittelun yksin vai onko sinulla apuna esimerkiksi tapahtumatoimikunta? Tarvitsetko kokonaan ulkopuolista apua suunnitteluun? Kuka hoitaa tapahtuman tekniikan, kuka kutsuprosessin ja kuka vastaa ohjelmasta? Tiimin roolit tulisi olla selkeät, jotta vältytään väärinymmärryksiltä ja hommat tulee tehdyksi.
- Lukitse paikka ja aika. Varmista päivämäärä, joka sopii osallistujille. Varaa kaikilta ajankohta kalenterista ajoissa, jottei osallistujille kerkeä syntyä päällekkäisyyksiä suunnittelun aikana. Varmista myös tapahtuman paikka, joka palvelee tapahtuman tavoitteita. Mahtuvatko kaikki varmasti tilaan? Tuleeko tilassa olla mahtua liikkua? Onko esiintyjillä tai muulla ohjelmalla erityisiä vaatimuksia tilan suhteen?
- Varmista ohjelma. Kaipaatko apuja ohjelman suunnitteluun ja toteutukseen? Mitä ohjelmaksi, kuka juontaa, kuka varmistaa, että homma toimii? Valitse kumppanisi ajoissa. Mitä aiemmin saat kumppanin mukaan, sitä paremmat mahdollisuudet teillä on onnistua yhdessä.
- Markkinoi tapahtumaa. Riippumatta kohderyhmästä (esim. sisäinen tai ulkoinen tapahtuma) sinun tulee perustella, miksi osallistujien kannattaa tulla paikalle. Herätä kiinnostus jo kutsuvaiheessa ja ohjeista porukkaa riittävästi ja inspiroivasti. Luo hype!
- Huolehdi tarjoilut. Onko tapahtumassasi yhteydessä ruokailu? Varmista tapahtumapaikan/ pitopalveluiden aikataulu ja saatavuus. Tarvitaanko tapahtumaasi muita tarjoiluja tai virvokkeita? Varmista kuka ne hoitavat tapahtumapaikalle ja huolehtii niistä tapahtuman aikana.
- Hae luvat. Tarvitsetko tapahtumaasi elintarvike- tai melulupia? Haluatko kiinnittää opasteita tai rajoittaa muiden ihmisten käyttöä julkisella paikalla? Ota yhteys paikallisiin viranomaisiin hyvissä ajoin, jos epäilet tarvitsevasi lupia tapahtumaasi varten.
- Varmista tekniikka. Kuvataanko tapahtumaasi? Haluatko somistaa tilaa valaistuksella? Tarvitsetko musiikkia tai muuta äänentoistoa? Haluavatko esiintyjät näyttää esityksiä tai videoita? Varmista hyvissä ajoin minkälaisen tekniikan tarvitset ja löytyykö se valmiiksi tapahtumapaikalta. Suunnittele myös kuka tekniikasta vastaa tapahtuman aikana ja keneen voit olla yhteydessä ongelmatilanteissa.
- Hanki esitysmateriaali. Jos esiintyjät haluavat käyttää esim. PowerPoint esityksiä puheensa aikana, on esitykset hyvä pyytää itselle jo ennen tapahtumaa. Näin voit varmistaa, että esitykset toimivat oman tekniikkasi kanssa ennen tapahtumaa. Jos käytät tapahtumassasi esityksiä, niin valmistele myös esim. 1 dian esitys aikataulusta, jota voit näyttää osallistujille esitysten välissä ja tauoilla.
- Suunnittele tilankäyttö ja somistus. Mitä tulee minnekin ja miltä haluat tilan näyttävän tapahtuman aikana? Löytyvätkö kaikki tarvittavat somistukset tapahtumapaikalta vai haluatko tuottaa tapahtumaa varten omia somistuksia? Suunnittele somistukset hyvissä ajoin, jotta kerkeät hankkia materiaalin, jota et voi tuottaa itse.
- Luo käsikirjoitus. Kun yksittäiset palikat alkavat olla selviä, käsikirjoita vielä tapahtuman kulku kokonaisuutena. Miten aikataulu muotoutuu tapahtuman aikana ja milloin esiintyjien tulee olla viimeistään paikalla?
- Luo tiimin aikataulu. Tapahtuman ohjelman kulun lisäksi kannattaa miettiä erikseen vielä tiimin aikataulu. Milloin aloitetaan tapahtumapaikan valmistelut ja ketkä ne hoitavat? Kuka vastaa mistäkin tapahtuman aikana? Milloin aloitetaan purkaminen ja siivous ja kuka sen hoitaa? Jos mahdollista, niin vaihda tapahtuman aikana vastuuhenkilöitä, jotta myös tiimin jäsenet voivat nauttia tapahtumasta.
- Lähetä muistutus ja ohjeistus. Osallistujia on vielä hyvä muistuttaa tapahtumasta sen lähestyessä, jotta kaikki halutut osallistujat saapuvat paikalle.
- Nauti. Iso työ tapahtuman mahdollistamiseksi on nyt tehty. Muista itsekin nauttia työsi hedelmistä tapahtuman järjestämisen lomassa.
Tapahtuman suunnittelu muiden töiden ohessa voi olla haastavaa ja me voimme auttaa teitä tässä! Laita meille viestiä niin suunnitellaan teille yhdessä maailman luokan tapahtumakokonaisuus!
