Asiakastilaisuuden tulee ylittää jollakin tavalla sille asetettavat odotukset, jotta se jäisi mieleen. Tutkimukset osoittavat, että ihmiset muistavat kokemistaan tapahtumista parhaiten kaksi asiaa: miten korkeita ovat kokemuksen huippuhetket ja miten kokemus päättyy. Kun näihin panostaa, ovat todennäköisyydet onnistumiselle korkeat. Mutta sitä ennen – syvennytään vielä yksityiskohtiin!
Aseta asiakastilaisuudelle tavoite, luo tarina ja mieti miten luot huippuhetkiä
Asiakastilaisuuden tavoite riippuu pitkälti siitä, millaisia ihmisiä tilaisuuteen kutsutaan. Mieti ensin, järjestetäänkö tilaisuus potentiaalisille asiakkaille, myyntiputkessa oleville asiakkaille vai yrityksenne olemassa oleville asiakkaille. Kerro yrityksenne tarina mielenkiintoisella tavalla, ei ainoastaan myyntipuheen muodossa. Parhaimmassa tapauksessa saat kerrottua tarinan sellaisessa muodossa, jossa asiakas tunnistaa omat ongelmansa ja ratkaisut niihin.
Jos asiakastilaisuutta vertaa perinteiseen myyntitilanteeseen, on se huomattavasti haastavampi, koska asiakastilaisuudessa sinun pitää pystyä vastaamaan kaikkien kysymyksiin kerralla. Juuri tämän takia tavoitteen asettaminen tilaisuudelle on elintärkeää.
Muista, että monet käyvät kymmenissä tilaisuuksissa, ja juuri sinun tilaisuutesi pitää erottua positiivisesti. Huippuhetket ovat hetkiä, jotka jäävät mieleen ja yllättävät positiivisella tavalla. Mieti, miten voit rikkoa perinteistä asiakastilaisuuden kaavaa? Miten voit osallistaa läsnäolijoita? Muistele omia parhaita kokemuksiasi eri tilaisuuksista ja muokkaa niitä omaan tilaisuuteesi sopiviksi.
Kutsu asiakastilaisuuteen toisiaan kiinnostavia ihmisiä ja ”hostaa” kunnolla!
Tärkeä huomioitava asia asiakastilaisuutta järjestettäessä on kutsuttavat ihmiset. Pystytkö kutsumaan tilaisuuteen ihmisiä, jotka tuovat toisilleen lisäarvoa? Pyri panostamaan siihen, että vieras saa tilaisuudessa myös muita mielenkiintoisia kohtaamisia kuin teidän yrityksenne henkilöstön.
Verkostoitumisen avulla saat luotua asiakastilaisuudelle lisäarvoa kuin itsestään. Muista myös viestiä tästä etukäteen, jotta asiakkaat ymmärtävät tilanteen luonteen ja sen luomat mahdollisuudet.
Hostaamisella tarkoitan sitä, että tapahtumaan luodaan sen tavoitteiden kannalta paras mahdollinen tunnelma. Hyvä hostaaminen on pieniä mutta merkityksellisiä asioita: paikalle saapuvat ihmiset otetaan lämpimästi vastaan, heille kerrotaan selvästi mitä tapahtuu seuraavaksi, missä istutaan ja mitä tulee tietää tapahtuman kulusta (jos haluat lukea lisää hostaamisesta, niin tekstin lopussa linkki Pekka Freesen todella hyvään blogiin aiheesta).
Hoida asiakastilaisuuden tilat ja tarjoilu ajoissa
Missä asiakastilaisuus järjestetään? Yrityksenne omissa tiloissa vai jossain muussa edustavassa tilassa? Muista ylittää odotukset myös tilan valinnassa! Mieti tarkkaan, onko perinteinen konferenssisali paras mahdollinen, vai voisiko yrityksenne taipua johonkin luovempaan ratkaisuun?
Sama asia pätee myös tarjoiluihin. Mitä, jos ylittäisitkin odotukset ja tarjoilisit tilaisuudessa jotain ylityksiä muuta kuin kahvia ja pullaa? Mitä jos olisikin chai-lattea ja raakakakkuja? Mieti mitä voisit tehdä erottuaksesi massasta.
Hoida asiakastilaisuuden jälkimarkkinointi kunnialla
Tilaisuuden jälkeen koittaa koko homman tärkein osuus, eli jälkimarkkinointi. Kun olette saaneet onnistuneesti luotua huippuhetkiä, muista myös muistuttaa niistä! Jos mahdollista, personoi jälkimarkkinointiamateriaali. Olemme saaneet omien tapahtumiemme jälkimarkkinoinnista kiitosta, kun esiintyjät ovat laittaneet videokiitokset osallistujille. Pieni vaiva, mutta suuri muistijälki!
Muista myös kysyä palautetta tapahtumasta. Voit hyödyntää palautettasi niin seuraavan tilaisuuden järjestämisessä kuin myös muun toiminnan kehittämisessä! Muista kuitenkin, ettei ihan kaikkeen palautteeseen tarvitse reagoida. Palautetta lukiessasi mieti, miten kyseinen asia vaikuttaa omaan toimintaanne. Jos tuo asia on yrityksenne strateginen valinta (ja palaute on tullut esimerkiksi yksittäiseltä henkilöltä), ei siihen välttämättä kannata reagoida.
End with a bang – hoida lopetus hyvin!
Ihmiset muistavat poikkeuksellisen hyvin sen, miten jokin kokemus loppuu ja siksi loppuun kannattaa todella panostaa. Hyvä tapa on ottaa (mahdollisuuksien mukaan) yhteinen kuva, jossa vielä nostatetaan fiilis kattoon pienellä tuuletuksella. Tällainen lopetus ei sovi välttämättä kaikkiin tilaisuuksiin, mutta ole luova ja mieti mikä olisi unohtumaton lopetus juuri sinun tapahtumallesi!
Yhteenveto
- Tuota vieraille huippuhetkiä!
- Aseta tilaisuudelle selkeä tavoite ja luo tarina
- Kutsu tilaisuuteen kiinnostavia ihmisiä ja anna mahdollisuus verkostoitua
- Hoida tilaisuuden tilat ja tarjoilu ajoissa
- Jälkimarkkinoi kunnolla!
- Lopeta tapahtuma tavalla, joka jää mieleen!
Toivottavasti tästä artikkelista on hyötyä seuraavan asiakastilaisuutenne järjestämisessä. Mikäli tuntuu siltä, että tarvitsette apua huippuhetkien tuottamisessa, niin älä epäröi olla yhteydessä meihin!
Lue myös:
Huippuhetkiterveisin,
Juho
Hostaaminen: https://pekkafreese.com/2019/11/03/hostaamisen-taidokkuus-nailla-9-taidolla-rakennat-psykologista-turvallisuutta/
