Mitä tapahtuu kun yhdistetään innostavimmat konseptit ja huipputekniikka? Syntyy Sportspotin ja Dataladun strateginen kumppanuus, joka mahdollistaa entistä laadukkaammat toteutukset ja monipuolisemman tarjonnan. Lue alta taustaa ja ammattilaisten vinkit virtuaalitapahtuman tekniseen toteutukseen.
LATUA!- Datalatua
Olipa kerran Datalatu Oy. Datalatu joka oli ja on verkkopalveluihin ja tapahtumien tietotekniikan ratkaisuihin keskittynyt yritys. Tapahtumapuolella yritys rakentaa tilapäisiä tietojärjestelmiä, jotka kattavat muun muassa kuvansiirron, tulosjärjestelmien ja äänentoiston palvelut. Nämä sepät ovat järjestäneet mm. tietotekniikan Lahden hiihdon MM -kisoihin 2017. Kokonaisuus sisälsi kaiken tietojen käsittelyn kisan aikana, sisältäen koko teknisen infran noin 3000 toimittajalle ja n. 3000 kisaorganisaation vapaaehtoiselle. Käytännössä kaikki materiaali mitä kisoista on kuvattu, kirjoitettu tai sanottu, on kulkenut Dataladun palveluiden läpi. Dataladulla on siis osaaminen ja tekniikka rakentaa teknisesti huipputason toteutuksia. Kalustoa löytyy niin kiinteitä studiototeutuksia, kuin paikanpäälle tuotavia mobiilitoteutuksiakin varten.
Kun Sportspot saa innostavan ja hullun idean toteutukselle, niin me olemme tarpeeksi hulluja toteuttamaan se.
Kalle Paalasmaa, Toimitusjohtaja, Datalatu oy
Sportspotin konseptit + Dataladun tekniikka
Sportspot on järjestänyt onnistuneesti tyky-päiviä, valmennuksia, kickoffeja, koulutuksia ja muita yritystapahtumia täysin etänä koronasuojatusti. Kun yhdistetään Dataladun osaaminen ja kalusto Sportspotin konsepteihin, tähtipölyyn ja intohimoon niin kyllähän siitä hyvä tulee. Liitossamme yhdistyy Sportspotin taito luoda käsikirjoitettuja tapahtumakonsepteja maustettuna tähtipersoonilla ja Dataladun kyky rakentaa tekniikka hulluimmillekin konsepteille.
Virtuaalitapahtumat eivät ole historiaa
Vaikka rokottaminen koronaa vastaan etenee, ei virtuaalitapahtumien aikakausi ole suinkaan ohi. Siirtyminen takaisin “normaaleihin” työskentelytapoihin vie aikaa. Etätyön mahdollisuudet ja edut on huomattu ja etätöitä tullaan tulevaisuudessa tekemään enemmän, kuin ennen pandemiaa. Samaan aikaan, myös etätyön lieveilmiöt ovat tulleet jäädäkseen. Aina kun esiin nousee ongelma, syntyy myös ratkaisuja. Virtuaalitapahtumat ovatkin oikein suunniteltuna loistava tapa ehkäistä ja vähentää etätyön lieveilmiöitä kuten yksinäisyyttä, etätyöapatiaa ja sosiaalisen kanssakäymisen niukkuutta. Tulevaisuudessa myös virtuaalista- ja reaalista kokemusta yhdistävät hybriditapahtumat tulevat elävöittämään tapahtumakenttää.
Ammattilaisten vinkit teknisesti laadukkaaseen virtuaalitapahtumaan
Oletko päättänyt järjestää virtuaalitapahtuman, mutta tekninen toteutus arveluttaa? Kokosimme alle muutaman vinkin asioista, joita tekniseltä puolelta tulee ottaa huomioon. Mikäli haluat tutustua laajemmin virtuaalitapahtuman järjestämiseen, tsekkaa artikkelimme Kuinka järjestät virtuaalitapahtuman.
1. Käsikirjoita tapahtuma
Paraskaan tekniikka ei pelasta tapahtumaa, jos käsikirjoitusta ei ole valmisteltu huolella. Kun käsikirjoitus on hyvä, on sen ympärille helppoa suunnitella tekniset vaatimukset, jotka edistävät halutun viestin perille saamista. Käsikirjoituksen tehtävä on myös minimoida yllätyksiä, jotka monesti johtavat tekniseen improvisointiin, joka taas lisää riskiä kompastella tekniikassa.
2. Lähetysalusta
Erilaisia alustoja virtuaalitapahtumille on kymmeniä ja lisää tulee koko ajan. Eri alustoilla on omat heikkoutensa ja vahvuutensa. Alustaa valittaessa kannattaa lähteä liikkeelle siitä, minkälaisia ominaisuuksia alustalta vaaditaan; halutaanko osallistujien kommunikoivan esiintyjien kanssa tai keskenään, kuinka mahdolliset vierailijat otetaan mukaan lähetykseen, pitääkö alustalla pystyä pyörittämään videota, haluatko jakaa ihmisiä ryhmiin ja niin edelleen. Paras alusta on sellainen, joka takaa parhaan osallistujakokemuksen. Yhtä oikeaa vastausta ei ole, mutta nyrkkisääntönä alustaa valittaessa pyri kuvittelemaan itsesi keskiverto-osallistujan housuihin ja mieti, mitkä ovat osallistujan kannalta keskeisimmät ominaisuudet. Kun nämä on määritetty, helpottuu alustan valinta merkittävästi.
3. Testaa, testaa, testaa
”Kyllä tämä eilen vielä toimi!” , ”Mitähän tämä nyt temppuilee?” ja “Haloo, kuuluuko nyt?”. Monelle tuttuja lauseita virtuaalisista kohtaamisista. Huolellisella testaamisella parannat todennäköisyyksiä sille, että tietotekniikka toimii H-hetkellä. Testattavia asioita ovat mm. yhteydet, äänet, esitysmateriaalit, mahdolliset virtuaaliset- ja fyysiset elementit ja muut mahdolliset ohjelmat ja alustat joita tapahtumassa hyödynnetään. Testaaminen on hyvä tehdä kolmesta eri näkökulmasta:
- Varsinainen lähetyspää (studio tms.)
- Mahdolliset vierailijat
- Tapahtuman osallistujan näkökulma
Testaamalla pystyt siis parantamaan mahdollisuuttasi onnistua virtuaalitapahtuman järjestämisessä. Vielä todennäköisempää onnistuminen on, jos luotat toteutuksessa ammattilaisten apuun.
Kaiken valmistautumisen, suunnittelun ja testaamisen jälkeenkin on mahdollista että jokin menee vikaan. Mutta ei hätää, sillä loppujen lopuksi virtuaalitapahtuman onnistumisen määrittää virheettömyyden sijaan se, minkälaisen osallistujakokemuksen pystyt tarjoamaan. Avain onneen onkin siellä, missä laadukas tekninen toteutus kohtaa loistavan tarinan. Ja tästä on kyse Sportspotin ja Dataladun yhteistyössä.
Laita viestiä niin rakennetaan teillekin onnistunut ja innostava virtuaalitapahtuma. Osaamme hommamme ja tästä kertoo asiakastyytyväisyytemme, joka on 4,7/5.
