Takaisin

Kuinka järjestät virtuaalitapahtuman?

Tervetuloa mukaamme kolmiosaiseen blogisarjaan, jossa annamme vinkkejä onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämiseen. Olemme purkaneet virtuaalitapahtuman toteutuksen kolmeen vaiheeseen: alkukartoitus, suunnittelu ja toteutus. Blogisarjassa tarkastellaan virtuaalitapahtuman toteuttamista näiden kolmen vaiheen kautta. Toivottavasti artikkeli auttaa sinua järjestämään entistä parempia virtuaalitapahtumia!

Alkukartoitus (Osa 1.)

Haluatko järjestää virtuaalitapahtuman, mutta et tiedä mistä aloittaa? Kaikki lähtee alkukartoituksesta. Alkukartoituksen tavoitteena on määrittää ydinviesti ja tavoitteet tapahtumalle ennen kuin aletaan tarkemmin suunnittelemaan. Alkukartoitus on olennaista, jotta tapahtuman suunnittelu lähtee heti oikeille raiteille ja koko tapahtumatiimi puhaltaa yhteen hiileen.

Tavoitteet kohdalleen

Virtuaalitapahtuman ohjelman pitää muodostua tapahtuman tavoitteiden ympärille. Onko tapahtuman päätarkoituksena opettaa ja tuoda tieto helposti lähestyttäväksi? Onko tapahtuman tarkoitus kerätä mahdollisimman paljon osallistujia ja herättää kiinnostusta? Vai onko tavoitteena kenties tarkoitus rakentaa yrityksen henkilöstöstä entistä tiiviimpi ja toimivampi kokonaisuus? Virtuaalitapahtuman tavoitteet ovat jokaiselle tapahtumalle yksilöllisiä ja siksi ne kannattaa olla selkeänä mielessä heti tapahtuman suunnittelun alusta asti.

Punainen lanka

Kun tavoitteet ovat selkeät voidaan lähteä miettimään virtuaalitapahtuman punaista lankaa. Mitä osallistujien halutaan saavan tapahtumasta irti ja mikä fiilis heille halutaan tapahtumalla luoda? Näistä muodostuu tapahtuman punainen lanka. Tapahtuman suunnitteluprosessin vastuista tulee myös sopia heti alkukartoituksen yhteydessä, jotta henkilökohtaiset vastuut ovat kaikille tiimin jäsenille selkeitä.

Missä ja milloin?

Virtuaalitapahtuman teknisen toteutuksen voi tehdä monella eri tapaa. Alustoja etätapahtumalle on paljon ja niissä on omat hyvät ja huonot puolensa. Esimerkiksi videoiden hyödyntäminen, etävieraiden mukaan kutsuminen, vuorovaikutus katsojien välillä ja -kesken ovat asioita, joihin valittu alusta joko luo mahdollisuuksia tai esteitä. Käytettävä alusta kannattaakin valita sen mukaan, minkälaista sisältöä tapahtumassa halutaan käyttää ja miten osallistujien tahdotaan kommunikoivan. Parhaaseen tulokseen päädyt valitsemalla kokonaisuutena soveltuvimman palvelun. Keskeistä alustan valinnassa onkin toiminnallisuus, sujuvuus ja helppokäyttöisyys, joka koskee niin järjestäjiä kuin osallistujiakin. Vaikka ottaisit käyttöön maailman hienoimman tapahtuma-alustan, ei siitä ole iloa, jos kohderyhmäsi ei löydä paikalle.

Vaikka virtuaalitapahtumat perustuvat etätoteutukseen, tarvitaan sen tuotannolle tapahtumapaikka. Tapahtuman luonteesta riippuen vaihtoehtoja on kolme:

1. Rakenna itse

Itse rakentaminen on työläintä, vie eniten aikaa ja lyhyellä tähtäimellä myös rahaa. Lisäksi jälki on juuri niin hyvää kuin mitä itse teet siitä. On vaikea yltää ammattilaisten tasolle, mutta harjoitus voi tehdä mestarin!

2. Kutsu ammattilainen rakentamaan infra haluamaasi paikkaan

Jos haluat että lähetys toteutetaan esimerkiksi toimistoltanne, se onnistuu. Kaluston ja miehistön liikkuminen aiheuttaa kustannuksia, ja infran (yhteydet, valaistus äänet ym. ym.) suunnitteleminen uuteen tilaan ottaa aikansa ja aiheuttaa kustannuksia. Tämä voi kuitenkin joissain tapauksissa olla hyvä vaihtoehto, etenkin jos teillä on studioon hyvin soveltuvia tiloja vapaana.

3. Mene ammattilaisten tiloihin

Tämä vaihtoehto on sinulle helpoin. Usein tiloissa on kiinteitä elementtejä, ja omien vivahteiden tuominen onnistuu myös helposti. Plussana ehdottomasti testattu tapahtumainfra. Tämä on ylivoimaisesti varmin vaihtoehto.

Esimerkiksi näin

Miltä tämä alkukartoitus voisi esimerkiksi näyttää? Tässä kerromme kuinka teemme tyypillisesti Sportspotin etä-tykypäivän alkukartoituksen.

Alkukartoitus aloitetaan tapahtuman teeman ja tavoitteiden määrittämisellä. Viime aikoina yleisiä teemoja etä-tykypäivälle ovat olleet esimerkiksi yhteisöllisyys, tutustuminen (muutenkin kuin työasioissa) sekä positiivisen työilmapiirin kehittäminen.

Seuraavaksi määritellään tapahtuman punainen lanka. Etä-tykypäivän ohjelma suunnittellaan siten että osallistujat ovat tapahtuman pääosissa. Tähtipölyllä nostetaan fiilistä ja luodaan elämyksellisyyttä. Tapahtuman ohjelma suunnitellaan tämän punaisen langan ympärille.

Viimeisenä tulee päättää tapahtuman paikka ja aika. Etä-tykypäivä suositellaan järjestettäväksi Sportspotin etä-tykystudiosta, mutta tarvittaessa meiltä löytyy myös valmiudet ja kalusto toteuttaa show myös teidän tiloissa.


Suunnittelu (Osa 2.)

Selkeän alkukartoituksen jälkeen on aika aloittaa suunnittelutyö. Suunnittelun seurauksena syntyy käsikirjoitus, josta selviää mm. tapahtuman rakenne, kutsuprosessi, logistiikka, juoksutus ja oikeastaan kaikki tapahtumaan liittyvät seikat. Koska internetin ihmeellisessä maailmassa kaikki mahdollinen sisältö on vain parin klikkauksen päässä, huolellisen suunnittelun rooli korostuu virtuaalitapahtumissa verrattuna perinteisiin fyysisisiin tapahtumiin. Käsikirjoituksen on oltava huomattavasti napakampi, tiiviimpi ja dynaamisempi verrattuna perinteiseen tapahtumaan.

Peruspilarit kasaan

Mitkä ovat tapahtumanne peruspilareita? Peruspilarit ovat asioita ja tavoitteita, jotka ovat tapahtuman ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta olennaisia. Käsikirjoitus tulee rakentaa näiden peruspilareiden varaan. Tapahtuman käsikirjoituksen rakentaminen on kuin kirjan kirjoittamista; käsikirjoituksen tulee kuljettaa osallistujaa mukanaan ja pitää otteessaan. Kuten “Näin järjestät onnistuneen asiakastilaisuuden”– blogissamme mainitsimme, on tutkittu, että ihminen muistaa tapahtumista huippukohdat ja sen, kuinka tapahtuma päättyy. Erilaisten lisäelementtien, kuten tähtipölyn, ennakkoon kuvattujen videoinserttien, esitysten tai kyselyiden avulla on hyvä rytmittää tapahtumaa ja pitää osallistujan fokusta yllä. Pelkästään listalla ohjelmanumeroita ei siis vielä rakenneta innostavaa tapahtumaa; rytmitys ja tapahtuman flow ratkaisevat onnistumisen. Ja nämä luodaan käsikirjoituksella peruspilareiden varaan.

Kutsuprosessi

Tapahtuma alkaa kutsuprosessista ja tämä momentum kannattaa hyödyntää. Sujuva ja mielenkiintoa herättävä kutsu luo jo valmiiksi pohjaa hyvälle tapahtumakokemukselle. Toisaalta epäonnistunut kutsuprosessi voi pahimmassa tapauksessa estää tapahtuman onnistumisen. Mikäli ketään ei tule paikalle, on aivan sama, kuinka hienon virtuaalitapahtuman olet rakentanut.

Kutsuprosessissa kannattaakin miettiä, ketä tapahtumaan halutaan osallistuvan ja kuinka potentiaalisten osallistujien kiinnostus herätetään? Pystytykö hyödyntämään kutsun yhteydessä esimerkiksi tapahtumaan suunniteltuja esiintyjiä ja esimerkiksi videotervehdyksiä heiltä? Tahdotko ennakkoilmoittautumiset tapahtumaan, vai voiko paikalle tulla “lennosta”?Tapahtuman onnistumisen kannalta on tärkeää, että siihen kutsutut osallistujat ymmärtävät suoraan kutsusta mistä tapahtumassa on kyse.

Kutsua laatiessa kannattaakin asettua hetkeksi potentiaalisen osallistujan housuihin ja vastata kysymykseen “Miksi minun kannattaa osallistua?”. Kun pystyt perustelemaan vastauksen tuohon kysymykseen ja kertomaan sen kutsussasi, on virtuaalitapahtuman onnistuminen taas yhden merkittävän askeleen lähempänä.

Tekninen Suunnittelu

Tapahtuman teknisellä suunnittelulla varmistetaan, että kaikki sujuu sulavasti. Teknisen suunnittelun keskeisimpiä asioista ovat:

  • Yhteydet
  • Laitteisto
  • Tapahtumapaikka
  • Tapahtuman alusta (esim. Youtube Live)
  • Ennakko-/ jälkimateriaalin tuottaminen
  • Tallennus
  • Tietoturva

Teknisen suunnittelun osalta suosittelemme kääntymään ammattilaisten puoleen. Meiltä Sportspotilla löytyy osaamista myös tekniseen suunnitteluun. Lisäksi olemme myös sopineet strategisesta kumppanuudesta Datalatu Oy:n kanssa, ja pystymme toteuttamaan onnistuneita tapahtumia sekä studioiltamme että tuomaan tarvittavan teknisen laitteiston ja osaamisen luoksenne.


Toteutus (Osa 3.)

Kun virtuaalitapahtuman alkukartoitus ja suunnittelu on tehty, on toteutuksen aika. Osallistujat on saatu paikalle hyvin suunnitellulla kutsuprosessilla ja tapahtuma on valmis alkamaan. Studiolla olevat juontajat toivottavat osallistjat tervetulleeksi virtuaalitapahtumaan ja tapahtuma etenee valmiin käsikirjotuksen mukaan. Ohjelma on mukaansatempaava ja suunniteltu etätoteutukseen sopivaksi. Viihdeohjelma piristää tunnelmaa ja nauru raikuu. Tapahtuma saavuttaa tavoitteensa ja ydinviesti tavoittaa kaikki osallistujat tehokkaasti.

Viimeiset valmistelut

Otetaan askel taaksepäin, aikaan kaksi viikkoa ennen tapahtuman alkua. Tapahtuman ohjelmaraami julkaistaan innostavassa kickoff -tilaisuudessa. KickOff herättää osallistujien mielenkiinnon, aiheuttaa keskustelua ja varmistaa sen, että mahdollisimman moni ilmestyy paikalle myös varsinaiseen tapahtumaan. Joissain tapauksissa Kickoffia ei syystä tai toisesta pystytä järjestämään. Tällöin tulee miettiä tarkkaan mikä on se tapa, jolla luodaan potentiaalisille osallistujille FOMO*- tunne. (*Fear of missing out).

Asiakas aina ensin

Tapahtumakokemus tulee käydä läpi mahdollisimman tarkasti virtuaalitapahtuman osallistujan näkökulmasta ennen tapahtuman alkua. Ensimmäinen ja tärkein vaihe on varmistaa, että potentiaalinen osallistuja löytää paikalle ja onnistuu liittymään tapahtumaan. Liittymislinkki tarvittavine ohjeineen tuleekin toimittaa osallistujille hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Myös osallistujan toimiminen alustalla ja tapahtumaan osallistaminen tulee miettiä etukäteen.

Tarjoaako käytettävä alusta riittävät mahdollisuudet kommunikointiin ja interaktiivisuuteen, vai onko syytä hyödyntää jotain muuta kommunikointiin suunniteltua alustaa rinnalla? Kommunikoiko osallistuja tapahtuman vetäjien kanssa tekstichatin välityksellä vai onko kaikilla osallistujilla mahdollisuus puhua mikrofoniin? Järjestetäänkö tapahtumassa etkot ja/tai jatkot joissa osallistujat voivat jutella keskenään? Osallistuuko näille ulkopuolisia keskustelun herättelijöitä tai valtuutetaanko joku omasta organisaatiosta luomaan keskustelua? Hyvä tapahtuma herättää tunteita ja halua kommunikoida. Olipa käytettävä alusta mikä tahansa, toteutuksissa kannattaa aina tarjota osallistujille myös väylä toteuttaa itseään.

Etätapahtuman haasteet

Virtuaalitapahtuman rakenne tulee suunnitella siten, että se soveltuu parhaalla mahdollisella tavalla etätoteutuksiin. Haasteita aiheuttaa usein se, kuinka pitää osallistuja otteessaan. Osallistujien seuratessa tapahtumaa kotoa etätyöpisteeltään tai olohuoneen sohvalta, pitkäkestoisten ohjelmanumeroiden aikana ärsykkeet vievät helposti voiton ja osallistujat alkavat yksi toisensa perään selaamaan some -syötettään kännykällään tai tekemään jotain muuta. Tästä syystä etätapahtumissa käsikirjoituksen rooli korostuu. Rytmitys, rakenne ja tapahtuman tarina tulee olla mietitty tarkkaan.

Sportspotin virtuaalitapahtuma

Sportspot järjestää monenlaisia virtuaalitapahtumia ja meillä on tarpeet ja kyvyt toteuttaa hyvin monenlaisia tapahtumia. Olemme suunnitteleet ja toteuttaneet tapahtumia yrityksille kuten Ilmarinen ja Telia ja asiakkaamme ovat antaneet palveluillemme arvostelun 4,7/5. Yksi suosituimmista virtuaalitapahtumistamme on etä-tykypäivä.

Erona “perinteisiin” tapahtumiin Sportspotin etä-tykypäivässä on se, että ulkopuolisten esiintyjien tai puhujien sijaan pääosissa olette te. Lisäksi tuomme tapahtumaan tähtipölyä mielenkiintoisten huippuvieraiden/ juontajien muodossa. Lopullinen sisältö etätykypäivässä koostuu teidän itsenne tuottamista ja meidän editoimista videoista, mahdollisesti ammattilaistemme etukäteen kuvaamista ja editoimista inserteistä, mahdollisista esiintymisistä sekä työkavereiden osaamisen ihastelemisesta. Lisäksi showhun voidaan sisällyttää myös vaikkapa tietovisa Kajtsu Kunnaan vetämänä. Ennen kaikkea Sportspotin Etä-tykypäivä on viihdyttävä, napakasti käsikirjoitettu ja tarvittaessa myös informatiivinen kokemus, jota muistellaan työpaikallanne vielä pitkään!


Kiinnostuitko virtuaalitapahtuman järjestämisestä? Laita meille yhteydenottopyyntö sivujemme kautta ja rakennetaan teille maailmanluokan virtuaalitapahtuma. Meiltä löytyy sekä konseptiosaaminen että tekniset valmiudet tuottaa teille unohtumaton ja tavoitteet saavuttava virtuaalitapahtuma!

Haluatko uusimmat uutiset sähköpostiisi?

Saat sähköpostiisi kuukausittaisen katsauksen viimeisistä tapahtumistamme. Emme lähetä sinulle koskaan roskapostia ja saat viestiä maksimissaan kerran kuukaudessa.