Takaisin

Hei sinä työpaikkasi ohjelmatoimisto!

Missä olit, kun yrityksesi tyky-/tyhy-/virkistyspäivää suunniteltiin? Monella työpaikalla on erilaisia toimikuntia ja muita epävirallisen virallisia häröpalloja, jotka vastaavat yrityksen sisäisten tapahtumien järjestämisestä. Useimmiten näihin porukoihin valikoituu ihmisiä enemmän tai vähemmän vapaaehtoisesti, ehkä tyypillisimmillään homma menee näin:

”Noniin Minna. Tervetuloa meille hommiin. Tässä on perehdytyssuunnitelmamme. Ilmoitit työtä hakiessasi, että olet aktiivinen ja pidät erilaisten juttujen järjestämisestä. Meillä täällä Financial Settings Extreme Oy:lla toimii erittäin aktiivinen tyhytoimikunta, joka järjestää meidän porukallemme aina kaikkea kivaa tekemistä. Laitetaanko sinut osaksi tätä mahtavaa ryhmää?

No joo-o, kyllähän se passaa.

Mahtavaa!”

Perehdytys jatkuu ja pääset hommiin käsiksi. Kahden kuukauden jälkeen sähköpostiisi kilahtaa kalenterikutsu FSE:n kesäpäivien suunnittelupalaveriin. Palaverin aika koittaa, ja perehdytyksestä vastannut Riitta avaa keskustelun.

”Nonni. Se olis taas kesäpäivien aika. Mitäs tänä vuonna tehtäisiin?”

Tässä vaiheessa tilaan laskeutuu aavemainen hiljaisuus. Timo avaa mikrofonin ja toteaa:

”Viimevuotisesta pakohuonepelistä tuli vähän palautetta, että kolmas kerta pakohuonetta oli liikaa. Ehdottaisin motocrossia.”

Hiljaisuus jatkuu, ja mietit kuumeisesti mitä sanoa. Avaat mikrofonin ja aloitat:

”No totaa, mulla olis yks kiva juttu, joka voitaisiin tehdä…”

Tässä vaiheessa koko porukan ilme kirkastuu. Kerrot ideasi, ja kaikki ovat yhtä mieltä sen loistavuudesta. Koska olet idean aivot, päättyy palaveri yhteiseen sopimukseen siitä, että sinä hoidat hommat ja koko paketti on järjestämistä vaille valmis.

Palaverin jälkeen tajuat, että 100 hengen kekkereiden järjestäminen vaatii aika paljon, mutta luvattu mikä luvattu. Toimikunnan kokouksissa voittokulku jatkuu ja porukka kannustaa sinua noudattamaan vaistoasi ja toteuttamaan ideoitasi. Sirpa lupaa jopa auttaa, koska hänen miehensä työskentelee läheisessä ravintolassa.  Alat miettiä tiloja ja ruokailua ja Sirpan avustuksella onnistut järjestämään ne. Miettiessäsi ohjelmaa huomaat, että suurimmalle osalle innostavan ja inspiroivan ohjelman suunnittelu tuon kokoiselle porukalle on haastavaa, ja päätyötkin pitäisi hoitaa.

Avatessasi suusi suunnittelupalaverissa et ehkä ihan ymmärtänyt, kuinka paljon aikaa, syventymistä ja konkreettista tekemistä hyvän tapahtuman järjestäminen vaatikaan. Alkuperäinen idea tulee rakentaa uudelleen, ja työtaakka kasvaa. Homma äityy stressaavaksi, ja sinua jännittää onnistuuko kaikki suunnitellusti. Tulee tapahtumapäivä, etkä ole stressiltäsi nukkunut enää viikkoon. Onneksi tapahtuma menee hyvin ja suurin osa porukasta on tyytyväisiä. Paitsi Jari ja Ilpo, joiden mielestä oli ihan p***aa. Kuten aina lähes kaikki muukin on.  

Vaikka tapahtuma meni hyvin, olet sen jälkeen aivan loppu. Olisiko jotain voinut tehdä toisin?

Kyllä olisi.

Antamalla tapahtuman ohjelman suunnittelun ammattilaisten käsiin:

1. Varmistat, että homma etenee ilman, että kenenkään tarvitsee laiminlyödä järjestämisen kustannuksella omia pääasiallisia työtehtäviään.

2. Varmistat, että kokonaisuus on ammattilaisten käsissä ja hommat on mietitty yksityiskohtia myöten.

3. Parannat onnistumisen todennäköisyyksiä merkittävästi.

4. Yrityksenne maksaa henkilöstölleen siitä, mihin heidät on palkattu ja ammattilaisille ammattilaisten työstä.

Miksi yrityksen sitten kannattaa maksaa ammattilaisille, vaikka saman voisi saada ”halvemmalla” itse tekemällä?

Lähtökohtaisesti jos itse tekeminen on halvempaa, eikä organisaatiossasi ole erikseen tapahtumien järjestämiseen palkattua henkilöstöä, saatte näennäisesti halvemman, mutta amatöörien oman toimensa ohessa järjestämän tapahtuman. Amatööritkin voivat järjestää onnistuneen tapahtuman, mutta onnistumisen todennäköisyys pienenee merkittävästi verrattuna ammattilaisten toteuttamaan tapahtumaan. Miksi tällä on väliä? Lasketaanpa.

Järjestät 100 hengen asiantuntijaorganisaatiossa puolen päivän mittaisen tapahtuman, josta tulee heikko/ keskinkertainen. Tämä tarkoittaa sitä, että 100 henkeä käyttää puolikkaan päivän johonkin, joka ei edistä yrityksenne tapahtumalle asettamia tavoitteita (esim. yhteisöllisyyden lisääminen, motivointi, yhdessäolo, tiedon jakaminen inspiroivasti tms.). Pelkästään se, että tuo porukka on poissa töistä, maksaa menetettynä työaikana  työpaikasta riippuen kymmenestä tuhannesta ylöspäin. Kannattaa joskus laskea, paljonko summa on teidän organisaatiossa. Lisäksi huonon tapahtuman satoa niitetetään pahimmillaan motivaation laskemisen,  arvostuksen tunteen vähenemisen ja tyytymättömyyden kasvun muodossa. Näistä aiheutuu vähintään välillisiä kustannuksia. Tähän laskelmaan ei ole vielä huomioitu organisaation jäsenten tapahtuman järjestelyyn, valmisteluun ja toteuttamiseen käyttämää aikaa. Absoluuttisia laskelmia on lähes mahdotonta tehdä, mutta voinemme olla yhtä mieltä siitä, että itse tekeminen ei enää monessakaan tapauksessa ole halpaa. Suositus: joko tehdään kunnolla tai ei tehdä ollenkaan.

Jos siis olet teidän organisaationne ohjelmatoimisto (tai osa sitä), niin pyydä apua! Me Sportspotilla autamme mielellämme, ja vaikka osaamisemme maksaa, niin uskallamme väittää, että ammattilaisten kanssa tekemällä vältätte pahimmat karikot tapahtumienne järjestämisestä ja todennäköisyys onnistumiselle kasvaa merkittävästi.

Meidän asiakkaamme ovat arvioineet työskentelyn kanssamme 4,7/ 5, joten voimme myös sanoa, että karikkojen välttämisen lisäksi useimmiten myös onnistumme kiitettävästi.

Laita meille viestiä alta, niin keskustellaan miten voisimme auttaa teitä.

Pyydä tarjous tykypäivästä

Jätä yhteystietosi, olemme yhteydessä teihin yhden työpäivän sisällä. 

Pidämme tapaamisen etänä, kartoitamme tarkasti tarpeenne ja kerromme tarkemmin konseptistamme.







Yhteydenottolomake vaatii hyväksyntäsi

Yhteydenottolomakkeen käyttäminen vaatii evästeiden hyväksynnän. Hyväksy evästeet tai laita meille vaihtoehtoisesti sähköpostia osoitteeseen [email protected]

Hyväksy evästeet

Teemu Harinen

Haluatko uusimmat uutiset sähköpostiisi?

Saat sähköpostiisi ideoita ja inspiraatiota, sekä katsauksen viimeisistä tapahtumistamme. Emme lähetä sinulle koskaan roskapostia.

Haluatko uusimmat uutiset sähköpostiisi?

Saat sähköpostiisi ideoita ja inspiraatiota, sekä katsauksia viimeisistä tapahtumistamme. Emme lähetä sinulle koskaan roskapostia.


Vahvista uutiskirjeen tilaus sähköpostiisi tulevasta vahvistusviestistä!