Oletko järjestämässä yrityksellesi tapahtumaa? Yritystapahtuman viestintä on keskeinen osa onnistunutta tapahtumaa. Vaikka tapahtumasi olisi luokkaa maailmanluokka, on tapahtuma ilman osallistujia yhtä tyhjän kanssa. Se miten ja mitä viestit tapahtumasta etukäteen vaikuttaa keskeisesti siihen, kuinka hyvin saat porukkaa aktivoiduksi osallistumaan tapahtumaan, mutta myös siihen, millä asenteella ja millaisin odotuksin ihmiset saapuvat paikalle. Tähän artikkeliin olemme koonneet 6 vinkkiä yritystapahtuman viestintään.
1. Kerro innostavasti tapahtuman sisällöistä
Tässä kohtaa oletuksena on, että tapahtuman sisältö innostaa kohderyhmää kiinnostumaan tapahtumasta ja saapumaan paikalle. Mikäli näin ei ole, mieti vielä mitä voisit tehdä muuttaaksesi tilanteen? Tässä me Sportspotilla autamme mielellämme.
Kun ollaan päästy tilanteeseen jossa sisällöt ovat kunnossa, toimita kaikki osallistujan kannalta olennaiset tiedot etukäteen, ettei osallistujan tarvitse arvailla minne hän on mahdollisesti tulossa. Paikka ja aikataulut ovat luonnollisesti tärkeitä tietää, mutta huolehdi myös että tiedotat mahdollisesta pukukoodista, ohjelmasta ja mahdollisista odotuksista ja tavoitteista tapahtumalle ja osallistujille. Kun nämä on huolellisesti suunniteltu ja selkeästi viestitty, on osallistujan helpompi tehdä päätös osallistua. Ohjeistusten tulisi myös olla innostavia, ja hyvin laaditun etukäteisohjeistuksen ja tiedottamisen avulla kynnys osallistua tapahtumaan madaltuu.
2. Video kertoo enemmän kuin 1 000 sanaa
Suunnittelitko lähettäväsi potentiaalisille osallistujille sähköpostin, jossa on kerrottu perustiedot tapahtumasta? Mitäpä jos pitkän infotekstin sijaan toimittaisit potentiaalisille osallistujille lyhyen videon, jossa kerrotaan tulevasta tapahtumasta ja kannustetaan ilmoittautumaan? Hyödyntämällä erilaisia mediaformaatteja voit erottua positiivisesti ja herättää mielenkiintoa tulevaa tapahtumaa kohtaan.
3. Kaikki kanavat käyttöön!
Yrityksillä on useita kanavia viestintään. Jotta saat viestisi perille, kannattaa nämä kanavat ottaa laajasti käyttöön. Olipa formaatti mikä tahansa, muista luoda tapahtumalle myös erillinen kalenterikutsu, jolloin porukka todennäköisemmin myös varaa halutun ajan tapahtumalle.
4. Aktivoi osallistujia etukäteen
Käytämme Sportspotilla usein erilaisia kevyitä ennakkotehtäviä osallistujille osana tapahtuman viestintää. Tehtävien avulla osallistujat saadaan osallistettua tapahtumaan jo ennen sen alkua, jolloin sitoutuminen tulevaa tapahtumaa kohtaan kasvaa. Olemme huomanneet, että ennakkoaktivointi lisää suoraan potentiaalisten osallistujien määrää. Ennakkotehtävien sijaan voit aktivoida osallistujia myös esimerkiksi järjestämällä äänestyksen ohjelman sisällöstä. Olipa keinosi mikä tahansa, aktivoimalla osallistujia etukäteen ihmiset sitoutuvat tulevaan tapahtumaan syvemmin ja tulevat todennäköisemmin paikalle.
5. Ole ajoissa
“Jos se ei ole kalenterissa, sitä ei tapahdu.” Kiireisessä arjessa ihmisten kalenterit täyttyvät hurjaa vauhtia. Mitä aiemmin olet liikkeellä, sitä todennäköisemmin ihmisten kalenterista löytyy tilaa tapahtumalle. Rakenna kutsu-/viestintäprosessi siten, että ihmisillä on mahdollisimman helposti ja hyvissä ajoin mahdollisuus varata kalenteristaan aika tapahtumallesi.
6. Kertaus on opintojen äiti
Muistuta osallistujia tulevasta tapahtumasta sen lähestyessä. Muistutusten yhteydessä voit myös lisätä kiinnostusta ja kannustaa porukkaa ilmoittautumaan ja sitoutumaan tapahtumaan. Viesti tapahtumasta ennakkoon sekä jo osallistumisensa varmistaneille, mutta myös (erityisesti) niille, jotka eivät ole vielä vastanneet kutsuun.
Jos kaipaat apuja ja ideoita yritystapahtumien sisältöjen, ohjelman, kutsuprosessin tai käsikirjoituksen suhteen niin autamme mielellämme! Meillä on useiden satojen tapahtumien kokemus onnistuneista yritystapahtumien toteutuksista. Laita meille viestiä, niin jutellaan tarkemmin tilanteestanne!
ps. Koska kertaus on opintojen äiti, loppuun vielä pähkinänkuoressa 6 asiaa, jotka tulee muistaa yritystapahtuman viestinnässä:
- Yritystapahtuman viestintä; Suunnittele innostavat sisällöt ja viesti innostavasti
- Yritystapahtuman viestintä; Hyödynnä eri formaatteja
- Yritystapahtuman viestintä; Hyödynnä kaikkia käytössä olevia kanavia
- Yritystapahtuman viestintä; Pyri aktivoimaan osallistujia osaksi tapahtumaa
- Yritystapahtuman viestintä; Ole liikkeellä hyvissä ajoin
- Yritystapahtuman viestintä; Toistossa on voimaa
pps. Tässä vielä muutamia linkkejä, jos haluat tutustua tarkemmin Sportspotin tarjontaan, erilaisiin tapahtumatyyppeihin ja niiden sisältöihin. Tästä pääset katsomaan minkälaisia tapahtumia me olemme muun muassa toteuttaneet. Jos olet järjestämässä tykypäivää, käy täältä hakemassa inspiraatiota. Jos etsit keynote puhujaa, yksittäistä ohjelmanumeroa tapahtumaasi tai haluat keskustella yhteistyöstä laita viestiä ja jutellaan.