Pikkujoulut – tuo perinteinen vuoden päätösjuhla ja joissain tapauksissa jopa vuoden ainoa koko porukan yhteen kokoava tapahtuma. Pikkujoulujen tavoite onkin monesti tutustua työkavereihin rennossa ja epävirallisessa ympäristössä. Mikäli pikkujoulut onnistuvat, porukka viihtyy ja tutustuu toisiinsa. Parhaassa tapauksessa yhteiset kokemukset heijastuvat arkeen, jossa tiimityö helpottuu, kommunikaatio paranee ja työskentely tehostuu.
Varsinkin suuremmissa organisaatioissa koko työyhteisön saaminen fyysisesti samaan paikkaan on suuri logistinen ja taloudellinen ponnistus. Asemapaikkojen maantieteellinen hajonta on vaikuttanut tähän jo aiemmin. Koko ajan lisääntyvän etätyön ja hajautettujen organisaatioiden yleistyminen tuovat myös omat haasteensa tapahtumien suunnitteluun. Kun soppaan lisätään vielä vallitseva koronatilanne (elokuu 2021), on “perinteisten” fyysisesti koko porukan samaan paikkaan kokoavien pikkujoulujen suunnittelu aikamoista taiteilua.
Huolellisella ennakkosuunnittelulla ja varautumisella myös livepikkujoulut on kuitenkin mahdollista toteuttaa myös vallitsevassa tilanteessa. Muuttuvassa maailmassa tilanteet elävät jatkuvasti, ja harmillisinta on, jos suunnitellut ja odotetut yhteiset tapahtumat jäävät kokonaan väliin. Tämä nakertaa tiimihenkeä, mikä puolestaan tekee helposti työn tekemisestä puurtamista, vailla yhteisiä, vapaamuotoisempia kohtaamisia ja kokemuksia. Mikä siis avuksi? Tämä artikkeli käsittelee sitä, kuinka varmistat, ettei teidän porukan pikkujouluja (tai muita yhteisiä tapahtumia) tarvitse perua tilanteesta huolimatta. Lisäksi artikkelista saat vinkkejä onnistuneiden pikkujoulujen suunnitteluun ja toteuttamiseen.
Pikkujoulujen tavoitteiden määrittely
Järjestitpä pikkujoulut fyysisesti livenä tai etänä, suunnittelu koostuu pitkälti samoista elementeistä. Suunnittelu kannattaa aloittaa tavoitteen määrittelemisellä: Miksi pikkujoulut järjestetään, mitä niillä halutaan saavuttaa? Onko kyseessä työnantajan kiitos menneestä vuodesta? Tavoitellaanko sitä, että työntekijät tutustuisivat toisiinsa rennommassa ympäristössä? Halutaanko ohjelmaan sisällyttää virallisempia osuuksia? Halutaanko luoda yhteinen kokemus, jota muistellaan vielä pitkään, jne. Kun tavoitteet on määritelty, voidaan niiden pohjalta siirtyä suunnittelussa eteenpäin.
Pikkujoulujen paras mahdollinen toteutustapa
Seuraavaksi tulee valita tapahtuman toteutustapa. Yksinkertaisimmillaan tähän liittyy päätös siitä, järjestetäänkö tapahtuma perinteisenä livenä, etänä vai hybriditoteutuksena. On myös mahdollista järjestää erilaisia sateliittitapahtumia, joissa esimerkiksi porukat kokoontuvat paikallisesti pienemmissä ryhmissä nauttimaan osin yhteistä (virtuaalista) ja osin ryhmittäin räätälöityä fyysistä live -ohjelmaa. Kun nämä päätökset on tehty, voidaan jatkaa valitsemaan tapahtuma-alustaa tai alustoja.
Pikkujoulu-alustan valinta, infran valmistelu ja viestintä
Fyysisten livetapahtumien toteutukseen liittyy fyysisten tilojen varaaminen, sekä mahdollisen tarjoilun ja ohjelman suunnittelu ja soveltuvuus valittuihin tiloihin/ muuhun tarvittavaan infraan. Vastaavasti etätapahtumissa “tilana” toimii tilaisuuden tavoitteita parhaiten toimiva alusta sekä studio, josta lähetys tehdään. Hybriditapahtumissa tilan, studion sekä virtuaalisen alustan (jonka kautta etäosallistujat osallistuvat) tulee toimia mahdollisimman hyvin yhteen.
Mikäli toteutus tehdään osittain tai kokonaan etänä, tulee kiinnittää huomiota sekä “lähetyspään” infraan, mutta erityisesti siihen, millaiseksi osallistujan tapahtumakokemus muodostuu. Äärimmäisenä esimerkkinä se, että vaikka tapahtuman toteutuksessa käytetään maailman hienointa, monimutkaisinta ja teknisesti ylivertaisinta alustaa ja kalustoa, on kaikki panostukset turhia, jos tapahtuman osallistujan kokemus jää torsoksi. Voidaankin todeta, että tapahtuman teknisen toteutuksen tulee olla riittävällä tasolla, mutta tapahtuman onnistumisen ratkaisee lopulta kaikilla alustoilla osallistujan kokonaisvaltainen kokemus sujuvuudesta, tarinasta, tunnelmasta ja ilmapiiristä. Oikein valittu tapahtuma-alusta, hyvin tehty valmistelu ja onnistunut viestintä mahdollistavat kokonaisuuden onnistumisen.
Olipa toteutustapa mikä tahansa, viestintään kannattaa panostaa. Kutsuprosessi ja osallistujien sekä esiintyjien riittävä ohjeistus ovat avainasemassa. Tehokkaalla ennakkoviestinnällä, esimerkiksi kutsuvideoiden avulla, voidaan lisätä tapahtuman vetovoimaa. Loistava tapahtuma on loistava vain niille, jotka siihen osallistuvat.
Pikkujoulujen ohjelma
Riippumatta toteutustavasta, pikkujoulujen runko muodostuu usein ohjelman, juontajan ja enemmän tai vähemmän virallisten juhlapuheiden sekä tarjoilun ympärille. Kyseessä on siis sopiva sekoitus viihdettä, asiaa ja yhdessäoloa. Perinteisen istuvan pikkujoulun tilalle on tullut myös erilaisia aktiivisia pikkujouluja, joihin ohjelmaa voidaan hakea esimerkiksi erilaisesta liikkumisesta tai muista aktiviteeteista joko yhdessä tai kukin tahollaan.
Pikkujoulut (ja muutkin yhteiset tapahtumat) ovat ennen kaikkea yhteisön juhla. Osallistamalla kutsuttavat ohjelman luomiseen, kuitenkin siten, ettei kaikki järjestämisvastuu kaadu niiden muutaman tapahtumia järkkäävän aktiivisen tyhy/tyky- toimikuntalaisen niskaan, voit sitouttaa heitä tapahtumaan. Meidän keino tähän, on se, että tahdomme kääntää kameran kohti teidän porukkaa. Olemme luoneet konseptin, jossa aktivoimme ja innostamme teidän porukan tuottamaan ennakkoon video-, kuva tai äänimateriaalia, joista editoimme yllätyksellisiä kokonaisuuksia. Tämä johtaa siihen, että teidän tapahtumassa pääosissa olettekin, yllätys yllätys – te.
Lisäämällä keitokseen tähtipölyä esimerkiksi mielenkiintoisten vierailijoiden tai esiintyjien muodossa, pystymme luomaan kokemuksen jota muistellaan vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin. Konseptissamme tähtivieraat tuovat tapahtumaan oman osaamisensa ja kiinnostavuutensa, mutta sen lisäksi he ovat ihastelemassa teidän porukkaa, eikä pelkästään toisin päin. Luomamme konseptin avulla olemme tehneet kymmeniä onnistuneita tapahtumia, joissa olemme onnistuneet nostamaan viihtymisen ja tutustumisen täysin uudelle tasolle. Jos mietit kuinka tämä onnistuu, niin ota yhteyttä ja kerromme lisää!
Palaute järjestelyistä oli erittäin positiivista, ja siitä esimerkkinä alla Maa- ja Metsätalousministeriön Elinan kommentit heille järjestämistämme pikkujouluista!
“Iso iso kiitos! Palaute on ollut todella positiivista, väki on ollut iloisen yllättyneitä sisältöön. Ainoa murina on tullut siitä että työnteko ei ole onnistunut siinä rinnalla vaan pikkujoulut on vienyt katsojan mukanaan.”
Elina P. – Maa- ja metsätalousministeriö
Yhteenveto
Tässä vielä pähkinänkuoressa onnistuneen ja peruuttamattoman pikkujoulun elementit:
- Määrittele tapahtuman tavoitteet selkeästi.
- Suunnittele optimaalinen toteutustapa. Tee tarvittaessa myös plan B siltä varalta, että esimerkiksi kasvokkain toteutettavaksi suunnitellun tapahtuman järjestäminen ei olekaan mahdollista. Näin vältyt huonoimmalta vaihtoehdolta, eli koko tapahtuman peruuttamiselta.
- Panosta käsikirjoitukseen ja ohjelmaan. Mikäli tavoitteena on lisätä porukan yhteneväisyyttä, tutustuttaa, kehittää parempaa työskentelykulttuuria ja/tai nostaa teidän omaa porukkaa valokeilaan, huomioi se ohjelman suunnittelussa.
- Tähtipölyn avulla pystyt tuomaan tapahtumaan elämyksellisyyttä
- Varmista, että porukka tietää tulla paikalle ja odottaa tapahtumaa innolla
- Varmista ennen tapahtumaa, että osallistujat ja esiintyjät on ohjeistettu huolella.
Jos tuntuu hankalalta, kannattaa apuun palkata ammattilainen. Meillä Sportspotilla on kokemusta hyvin monipuolisista toteutuksista. Meiltä löytyy kaikki tarvittava siihen, että homma saadaan vietyä ammattitaitoisesti läpi suunnittelusta toteutukseen. Laita viestiä tai yhteydenottopyyntö niin jutellaan miten voisimme olla avuksi!
