Koronan myötä yleisötapahtumat on korvattu turvallisilla virtuaalitapahtumilla. Kun pandemian suhteen alkaa onneksi näkyä valoa tunnelin päässä, on syytä katsoa tulevaisuuteen. Huolimatta siitä, että aika on ollut monella tapaa nihkeää ja aiheuttanut paljon tuskaa, voidaan kaikista ajanjaksoista oppia jotain. Niin tälläkin kertaa. Uskomme, että elementtejä virtuaalitapahtumista tullaan näkemään tapahtumissa pandemian jälkeenkin. Timantit syntyvät paineessa, ja erikoiset ajat ovat tuoneet myös tapahtumien toteutuksille uudenlaisia toteutusmahdollisuuksia. Erilaiset hybriditapahtumat, joissa osa porukasta on paikan päällä ja osa mukana virtuaalisesti, sekä tapahtumat joissa yhdistellään virtuaalista- ja fyysisesti kasvokkain tapahtuvaa aktiviteettia tulevat varmasti yleistymään.
Mikä ihmeen hybriditapahtuma?
Hybriditapahtuma tarkoittaa tapahtumaa, joka yhdistää virtuaalisen sisällön fyysisesti paikan päällä tapahtuvaan sisältöön. Toisaalta hybriditapahtuma voi myös tarkoittaa tapahtumaa, johon on mahdollista osallistua joko fyysisesti paikan päällä tai etänä erilaisten alustojen välityksellä. Hybriditapahtumassa pyritään luomaan mahdollisimman yhtenäinen tapahtumakokemus osallistumistavasta huolimatta. Hyvin suunniteltu hybriditapahtuma sopiikin loistavasti myös epävarmoihin aikoihin. Ammattilaisten kanssa voitkin suunnitella tapahtuman siten, että olipa rajoitustilanne mikä tahansa, niin tapahtuma pystytään järjestämään. Hyvässä hybriditapahtumassa osallistujille tarjotaan elämyksiä, oppeja ja aktivointeja riippumatta siitä, onko osallistuja läsnä fyysisesti tai virtuaalisesti.
Hybriditapahtuman hyödyt
Miksi järjestäisit perinteisen tapahtuman sijaan hybriditapahtuman? Mitä hyötyä on aiheuttaa ”ylimääräistä päänvaivaa” tapahtuman tekniikalle etäosallistumisen mahdollistamiseksi? Käydäänpä läpi muutama etu, joita hybriditapahtumat tuovat.
- Osallistumisen rajoitteet vähenevät. Ensimmäisenä kaikkein itsestään selvin hyöty. Etäosallistumisen myötä mahdollistuu osallistuminen myös niille, jotka eivät syystä tai toisesta pystyisi osallistumaan fyysistä läsnäoloa vaativaan tapahtumaa.
- Tapahtuman peruuttamisriski poistuu. Ammattitaitoisella suunnittelulla on mahdollista suunnitella tapahtuma siten, että olipa rajoitustilanne mikä tahansa, tapahtumaa ei tarvitse perua. Luonnollisesti tästä aiheutuu lisäsuunnittelua ja lisäkuluja, mutta erityisesti epävarmojen aikojen keskellä on suuri valtti pystyä tarjoamaan peruuttamattomia tapahtumia. Tällöin myös osallistujien sitoutuminen ja sitouttaminen on helpompaa.
- Joustava skaalautuvuus. Perinteisissä tapahtumissa osallistujamäärän skaalautumista rajoittaa monesti fyysisen tilan kapasiteetti. Tätä samaa ongelmaa ei ole hybriditapahtumissa, kun etäosallistumisen kautta tapahtumaan voi teoriassa osallistua rajaton määrä ihmisiä.
- Kasvanut sisältövalikoima. Osallistujien tapaan myös erilaiset sisällöntuottajat voivat osallistua hybriditapahtumaan etänä. Etkö aiemmin voinut kutsua tapahtumaasi kansainvälistä puhujaa korkeiden matkakustannusten takia? Rakenna mahdollisuus esiintyjällesi osallistua etänä ja ongelmasi on ratkaistu.
- Ekologinen vastuullisuus. Hybriditapahtumilla voidaan myös pienentää tapahtumasta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä. Päästöt vähentyvät, kun osan osallistujista ei tarvitse matkustaa ja myös roskien ja jätteiden määrä vähenee.
Mitä maailmalla tapahtuu?
Ympäri maailmaa on kehitetty erilaisia tapoja mahdollistaa fyysisten tapahtumien järjestäminen näinä erikoisina aikoina. Israelin Tel Aviv kaupungissa järjestettiinkin helmikuussa 2021 ensimmäinen musiikkiesitys vain todennetusti koronarokotteen saaneille tai koronan sairastaneille. Samanlaisen käytänteen ottamisesta käyttöön on keskusteltu monissa valtioissa ympäri maailmaa. Esimerkiksi Tanskassa on valmisteltu puhelinsovelluksen kautta toimivaa passia, jonka valtio myöntää molempien rokotteiden saaneille ja koronasta parantuneille. Passi on kerrallaan voimassa kuusi kuukautta ja antaa sen saaneille luvan osallistua yleisötapahtumiin. Väliaikaisen passin saisi kolmeksi päiväksi myös negatiivisella koronatestituloksella.
Aika näyttää, mutta on mahdollista, että samanlainen käytäntö voisi tulla Suomeenkin rokottamisen edetessä. Edellä mainittujen järjestelyiden tasavertaisuuteen tai tarpeellisuuteen emme ota kantaa. Hybriditapahtuma on muovautuvuutensa ansiosta hyvin suunniteltuna ja toteutettuna loistava mahdollisuus myös erikoistilanteissa. Kuten esimerkiksi siirtymisessä pandemian rajoituksista kohti uutta normaalia.
Mitä on uusi normaali, sitä emme tiedä. Mutta sen uskallamme luvata, että siihen kuuluu ainakin ihmisen tarve tehdä, oppia, kokea ja tuntea yhdessä. Näitä tarpeita ei yksi pandemia tule hävittämään. Päinvastoin. Nyt jos koskaan on syytä tarttua härkää sarvista ja osoittaa, että eteenpäin on elävän mieli. Me Sportspotilla uskomme, että hybriditapahtumat tulivat jäädäkseen!
Kiinnoistuitko tapahtuman etätoteutuksesta? Anna meidän auttaa. Rajoitusten helpotettua löydät meiltä palvelut myös hybridi- ja täysin perinteisten tapahtumien järjestämiseen. Pyydä tarjous tai laita yhteydenottopyyntö niin jutellaan lisää!
