Takaisin

Kuinka järjestät virtuaalitapahtuman? Osa 1: Alkukartoitus

Tervetuloa mukaamme kolmiosaiseen blogisarjaan, jossa annamme vinkkejä onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämiseen. Olemme purkaneet virtuaalitapahtuman toteutuksen kolmeen vaiheeseen: alkukartoitus, suunnittelu ja toteutus. Blogisarjassa tarkastellaan virtuaalitapahtuman toteuttamista näiden kolmen vaiheen kautta! Toivottavasti artikkeli auttaa sinua järjestämään entistä parempia virtuaalitapahtumia!

Alkukartoitus (Osa 1.)

Haluatko järjestää virtuaalitapahtuman, mutta et mistä aloittaa? Kaikki lähtee alkukartoituksesta. Alkukartoituksen tavoitteena on määrittää ydinviesti ja tavoitteet tapahtumalle ennen kuin aletaan tarkemmin suunnittelemaan. Alkukartoituksen tärkeys on olennaista, jotta tapahtuman suunnittelu lähtee heti oikeille raiteille ja koko tapahtumatiimi puhaltaa yhteen hiileen.

Tavoitteet kohdalleen

Virtuaalitapahtuman ohjelman tulisi aina pyrkiä edistämään tapahtuman tavoitteita. Teknisen sujuvuuden lisäksi tapahtumalla voi olla myös monenlaisia muita tavoitteita, jotka ovat tärkeitä tapahtuman ydinviestin kannalta. Onko tapahtuman päätarkoituksena opettaa ja tuoda tieto helposti lähestyttäväksi? Onko tapahtuman tarkoitus kerätä mahdollisimman paljon osallistujia ja herättää kiinnostusta? Vai onko tavoitteena kenties tarkoitus rakentaa yrityksen henkilöstöstä entistä tiiviimpi ja toimivampi kokonaisuus? Virtuaalitapahtuman tavoitteet ovat jokaiselle tapahtumalle yksilöllisiä ja siksi ne kannattaa olla selkeänä mielessä heti tapahtuman suunnittelun alusta asti.

Punainen lanka

Kun tavoitteet ovat selkeät voidaan lähteä miettimään itse virtuaalitapahtuman punaista lankaa. Mitä osallistujien halutaan saavan tapahtumasta irti ja mikä fiilis heille halutaan tapahtumalla luoda. Näistä muodostuu tapahtuman punainen lanka. Tapahtuman suunnitteluprosessin vastuista tulee myös sopia heti alkukartoituksen yhteydessä, jotta henkilökohtaiset vastuut ovat kaikille tiimin jäsenille selkeitä.

Missä ja milloin?

Virtuaalitapahtuman teknisen toteutuksen voi tehdä monella eri tapaa. Alustoja etätapahtumalle on paljon ja niissä on omat hyvät ja huonot puolensa. Esimerkiksi videoiden hyödyntäminen, etävieraiden mukaan kutsuminen, vuorovaikutus katsojien välillä ja -kesken ovat asioita, joihin valittu alusta joko luo mahdollisuuksia tai esteitä. Käytettävä alusta kannattaakin valita sen mukaan, minkälaista sisältöä tapahtumassa halutaan käyttää ja miten osallistujien tahdotaan kommunikoivan. Usein alustan valinnassa täytyy tehdä kompromisseja; parhaaseen tulokseen päädyt valitsemalla kokonaisuutena soveltuvimman palvelun. Keskeistä alustan valinnassa onkin toiminnallisuus, sujuvuus ja helppokäyttöisyys, joka koskee niin järjestäjiä kuin osallistujiakin. Vaikka ottaisit käyttöön maailman hienoimman tapahtuma-alustan, ei siitä ole kovin paljon iloa jos kohderyhmäsi ei löydä paikalle.

Vaikka virtuaalitapahtumat perustuvat etätoteutukseen, tarvitaan sen tuotannolle tapahtumapaikka. Tapahtuman luonteesta riippuen vaihtoehtoja on kolme:

  1. Rakenna itse

Itse rakentaminen on työläintä, vie eniten aikaa ja lyhyellä tähtäimellä myös rahaa. Lisäksi jälki on juuri niin hyvää kuin mitä itse teet siitä. On vaikea yltää ammattilaisten tasolle, mutta harjoitus voi tehdä mestarin!

2. Kutsu ammattilainen rakentamaan infra haluamaasi paikkaan

Jos haluat että lähetys toteutetaan esimerkiksi toimistoltanne, se onnistuu. Kaluston ja miehistön liikkuminen aiheuttaa kustannuksia, ja infran (yhteydet, valaistus äänet ym. ym.) suunnitteleminen uuteen tilaan ottaa aikansa ja aiheuttaa kustannuksia. Tämä voi kuitenkin joissain tapauksissa olla hyvä vaihtoehto, etenkin jos teillä on studioon hyvin soveltuvia tiloja vapaana.

3. Mene ammattilaisten tiloihin

Tämä vaihtoehto on sinulle helpoin. Usein tiloissa on kiinteitä elementtejä, ja omien vivahteiden tuominen onnistuu myös helposti. Plussana ehdottomasti testattu tapahtumainfra. Tämä on ylivoimaisesti varmin vaihtoehto.

Esimerkiksi näin

Miltä tämä alkukartoitus voisi esimerkiksi näyttää? Tässä kerromme kuinka teemme tyypillisesti Sportspotin virtuaalitapahtuman, eli etä-tykypäivän alkukartoituksen.

Alkukartoitus aloitetaan tapahtuman teeman ja tavoitteiden määrittämisellä. Viime aikoina yleisiä teemoja etä-tykypäivälle ovat olleet esimerkiksi yhteisöllisyys, tutustuminen (muutenkin kuin työasioissa) sekä positiivisen työilmapiirin kehittäminen.

Seuraavaksi määritellään tapahtuman punainen lanka. Etä-tykypäivän ohjelma suunnittellaan siten että osallistujat ovat tapahtuman pääosissa. Tähtipölyllä nostetaan fiilistä ja luodaan elämyksellisyyttä. Tapahtuman ohjelma suunnitellaan tämän punaisen langan ympärille.

Viimeisenä tulee päättää tapahtuman paikka ja aika. Etä-tykypäivä suositellaan järjestettäväksi Sportspotin etä-tykystudiosta, mutta tarvittaessa meiltä löytyy myös valmiudet ja kalusto toteuttaa show esimerkiksi teidän tiloissa.

Selkeän alkukartoituksen jälkeen voidaan siirtyä virtuaalitapahtuman rakentamisen seuraavaan vaiheeseen, eli suunnitteluun. Lue vinkit suunnitteluun seuraavasta blogijulkaisusta! Laita somekanavamme seurantaan ja käy lukemassa uusin blogimme heti kun se julkaistaan.


Kiinnostuitko virtuaalitapahtuman järjestämisestä? Laita meille yhteydenottopyyntö sivujemme kautta ja rakennetaan teille maailmanluokan virtuaalitapahtuma. Meiltä löytyy sekä konseptiosaaminen että tekniset valmiudet tuottaa teille unohtumaton ja tavoitteet saavuttava virtuaalitapahtuma!

Haluatko uusimmat uutiset sähköpostiisi?

Saat sähköpostiisi kuukausittaisen katsauksen viimeisistä tapahtumistamme. Emme lähetä sinulle koskaan roskapostia ja saat viestiä maksimissaan kerran kuukaudessa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *